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よくある事例
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事例 05
担当変更が多いが、
引き継ぎがうまくできなくて困る
事例1
Q担当が変わるたびに引き継ぎに難航するのって、どうにかなりませんか?
メーカーE社
プロモーション担当様

こんにちは、プロモーション部で自社製品販促ツールの企画・制作を担当しています。
うちでは年に1回、1,000ページ超の製品カタログの改訂を行っているのですが
昨年は、担当社員の異動と制作会社さんの変更が重なってしまい
現場経験者がほぼいないような状態に……本当に苦労しました。

きちんと引き継ぎができていれば良いのですが
異動の時期はバタバタで、十分な引き継ぎがされていないようです。

自社だけでなく、制作会社さんの担当変更もよくあることなので
毎年の改訂作業なのに、いつまでたっても制作がスムーズに回っていないように感じます。

ダンクさんなら、こういう状況をどう改善できますか?

Aダンクの回答
  • A1
    「業務マニュアル」を見直して、引き継ぎをラクに。
  • A2
    マニュアル作成のアウトソーシングで、業務効率化も推進。
  • A3
    新任担当者には、「ツール制作の基本のき」からレクチャー。
A1「業務マニュアル」を見直して、引き継ぎをラクに。
> 異動の時期はバタバタで、十分な引き継ぎがされていない

大きな企業では、1~2週間前に異動の内示を受けるということが多いようですね。
後任の担当者を決めて、引き継ぎ資料を作って説明をして……
この2週間で十分な引き継ぎを行うのはとても難しそうです。

まずは、引き継ぎをラクにする方法を考えてみるとよいかもしれません。
たとえば、その業務についてのわかりやすい「業務マニュアル」はありますか?
「業務マニュアル」は、誰が見ても同じ作業ができるように書かれているのが理想です。
「業務マニュアル」がわかりにくいものだったり、古い情報のままだったりすると、
いつのまにか誰も見なくなってしまいます。
そうして担当者が引き継ぎ資料で、
「業務マニュアル」も兼ねたような厚い資料を作ることになってしまうのです。

異動の時期になってバタバタすることのないよう
毎年のカタログ改訂が校了したタイミングで、
「業務マニュアル」の更新も行ってみてはいかがでしょうか。
できれば制作会社さんとも、「業務マニュアル」を共有することをおすすめします。

A2マニュアル作成のアウトソーシングで、業務効率化も推進。

業務マニュアルの更新が必要なのはわかるけど、人手にも時間にも余裕がない!
というのも本音ですよね。

では、マニュアル作成をアウトソーシングしてみませんか?
『ダンクの編集』は、つい属人的になってしまいがちな作業を
機能的に標準化するためのマニュアル作成を代行します。

また、『ダンクの編集』は、単に業務内容をまとめるだけのマニュアル作成ではなく、
業務の効率化や制作物の品質向上という視点での検証も同時に行います。

マニュアルを作成するにあたっては、業務を細かく洗い出し、分析するという作業が必要です。
既存資料を整理したり、担当者や関係各所へのヒアリングを行いながら進めますので
この作業の中で、非効率な作業や潜在的なリスクが見つかることが多々あります。

『ダンクの編集』では見つかった課題に対する改善プランもご一緒に考えていきますので、
ぜひご相談ください。

A3新任担当者には、「ツール制作の基本のき」からレクチャー。

昨日まで営業部門にいた方が、今日から制作部門に。
新任の担当者さんが、まったく畑違いの部署から異動されて来られたのだとしたら、
ツール制作の基本のき(工程や作業内容、使っている用語など)も
ご存知ないかもしれません。

ダンクが開催する「広告校正セミナー」のコンテンツには、
広告制作の基本はもちろん、
「分かりやすい原稿の書き方」や「校正者が行っているチェックの仕方」、
「制作時にどんなミスが起こりやすいか」などを学べる講座があります。

近年は、社内研修の1つとしてご利用いただく企業さまが増えています。
社員のスキルアップも業務改善の一環と考えられているようです。