ダンクの対策

全国のエリアごとに現地取材チームを編成してコストダウン

東京から取材チームを派遣するのではなく、全国各地で取材チームを編成した。

現地編集プロダクションや大学の研究室、ママさんサークル、商店街など、エリアごとにネットワークを構築してチーム編成を行った。
現地で取材チームを編成することで、コストダウンにつなげることができた。

エリアのイベント情報、公共施設情報などの電話取材で済む内容は、東京の事務局が対応し、現地取材チームの負荷を軽減した。

東京のダンク事務局が情報を集約して、トーン＆マナーを統一

取材した内容を東京の事務局が集約することで、品質の平準化を図った。

全エリアで延べ100名を超える取材体制となり、ライティング時の表記や表現のバラツキが懸念されたが、エリアごとの管理者によるチェックと東京の事務局によるダブルチェックで安定した品質を維持することができた。

原稿のフォーマット化を行い、コーディングの不備を解消

WEB制作で使用するテキスト流し込み用の原稿フォーマットもダンクが制作。強制改行や外字、入力モレなどをチェックするツールも併せて開発して、コーディングの不備を最大限解消できるようにした。

自動化できない部分は、人の目によるチェックを並走させて不備の解消に努めた。

ダンクの対策

ダンクは、一覧の制作・編集・校正を担当。まずは、ミスが起きていた原因を探った。

一覧を作成するには、全国の大学ごとに発信する受験要項を取り寄せて、必要な情報だけを抽出・整理する必要がある。

しかし、各大学が発信する情報には共通の掲載ルールはなく、同じことを指していても表現は多岐に渡っている。
そのため、作業者によって抽出モレや勘違いなどがあり、掲載ミスが発生していたことがわかった。

編集マニュアルを作成してチーム内の認識ズレを防ぐ

まずは、人による認識・解釈のズレを埋めるために編集マニュアルを作成した。
科目や出題範囲、配点など、多くの表記項目を大学の受験要項から読み取り、一覧の掲載ルールに準じる必要があった。

この複雑な内容を編集者間で認識統一するには、マニュアルが不可欠。
マニュアル化することで、明確な判断基準ができ、チーム内の認識に齟齬が生まれることなく作業が進行できた。

あえて1チームで作業を行い、認識合わせと変更情報を共有

通常、このボリューム感の業務を請け負う場合、ジャンルなどで数チームに分けて同時進行することで効率化を図るが、あえて1チーム制で進行。
コミュニケーションを密にして、ミスの原因となっていた抽出モレや勘違いを防ぐ対策とした。

さらに、基本は毎日情報共有のミーティングを実施。通常業務の２～3倍のペースでミーティングを行った。
日々変化する制度や表記ルールなどにも柔軟に対応。変更内容をマニュアルに反映すると同時に、毎日のミーティングでもリアルタイムで共有することができた。

備考欄の表記を統一して、読みやすさの向上と修正負荷を低減

備考欄には、一覧の表形式ではおさまらない情報を掲載している。しかし、表現が統一できておらず、読みづらい文となっていた。

備考欄情報は20～30文字で50パターンほどあるが、ダンクはこの表現を統一。
読みやすさを向上させるとともに、編集者による誤認を防ぐ対策でもあった。

また、表現を統一したことで修正の指示も簡略化した。
各パターンに合番をふって、修正依頼はその合番を指示とした。
修正側は定型化した文章をコピーすればいいので、修正負荷の低減につながった。

ダンクの対策

ダンクは、他社（営業・制作・印刷）と協業して6媒体計300ページの事務局運営を担当。事務局の主な作業は以下。

• ギフトカタログ掲載の商品メーカー、販売会社への校正確認（約400社）
• 校正確認の督促や問い合わせなどをメールまたは電話で対応
• 校正確認の修正指示を集約して制作チームへ連携
• D社さまの確認赤字を集約して制作チームへ連携
  

短期間でスムーズに進行する必要があったため、全体の工程から

• 作業時間の削減が見込める工程
• 手作業で行うとミスが起こる可能性が高い工程

2つのポイントを重視して、事務局運営を行った。

校正確認用のデータ抽出スクリプトを開発して作業時間を短縮

商品メーカー、販売会社へ校正確認を行う場合、ギフトカタログに掲載されている商品をひとつずつ切り分けて、各社1枚に商品をまとめてメールで依頼する必要がある。
これをマスク処理などの手作業で対応した場合、時間的負荷が高いのと、手作業によるミスが想定されたため自動化した。

ギフトカタログのデザインデータから、自動で１商品ごとのPDFを作成し、ファイル名に送付先の社名を付与するスクリプトを開発。
これにより発送作業およびデータ整理が楽になり、作業時間を大幅に短縮することができた。

送信業務を自動メール送信ツールを使って効率化

校正確認はメールで送信するが、約400社への送信には手間と時間がかかると判断。

自動でメールを一斉配信するツール（BitMailPRO（ニュースビット株式会社））を利用した。

また、送付先のメール容量も考慮し、容量の大きなデータの場合は、別途送付先リストを作成しストレージサービスで送付した。
この対応でメール送付エラーを最小限に抑えることができた。

担当者を明確にして、進捗を常に把握できるチーム分け

誰がどこまで進捗を把握しているのか分からない、ということがないよう、媒体ごとに担当者を設けて進捗を把握。
6媒体計300ページを3チームに分けて、メール送付から督促、問い合わせまで各担当者に責任を持たせた。

このチーム分けで、校正確認の発送モレや未戻りの把握モレ、クレームなどもなく進行することができた。

ダンクの対策

大きな問題になったのが、紙媒体とWEBサイト、共通で使える商品情報の整理であった。
各々で運用していたため、商品情報が不統一となっており、イチからDB（データベース）を構築する必要があった。

ダンクは他社との協業で、DB入力と従来のカタログ制作・事務局業務を請け負うこととなった。

登録しやすいDB構築に協力して入力作業を短縮

ダンクは、DBの開発を行うベンダーと連携して、登録画面のUI(ユーザーインターフェース)開発に協力した。これまでのカタログ制作経験を活かして、以下のような提案を行った。

提案とチェックを繰り返し、登録しやすいUIにすることができた。これによりDB入力作業の効率化と同時に、入力ミスのない高い品質を担保することができた。

従来の事務局業務もオンラインで作業効率化

各メーカーとの校正確認は、これまで郵送で対応していたが、この郵送作業の準備と回収に時間がとられていたので作業をオンライン化。

協業している他社のオンライン校正システムを使い、修正指示のやりとりを大幅に簡略化した。
校正システムを導入できなかったメーカーに対してはメール添付で対応。

100社を超える商品メーカーとの連絡を迅速化したことで、作業時間の短縮につなげた。

ダンクの対策

クリエイティブチームと事務局チームに分けて、作業負荷を分散させた体制を構築

ダンクは制作全般を一括で受託。パートナー企業と協業して、以下の2チームに分けて対応した。

• クリエイティブチーム
  教育方面に明るいプランナーとデザイナーを中心としたチームを編成。
  冊子全体のコンセプト設定やそこにマッチしたデザインワークを行った。

• 事務局チーム
  エディターと校正者を中心とした進捗管理を担うチームを編成。
  作業フローの設計から大学教授への確認校正、修正指示の集約、クリエイティブチームへの連携などを行った。

クリエイティブチームの中でも作業を分担して効率化

アートディレクターとプランナーがグランドデザインを制作し、それをDTP組版チームに連携して制作していくフローとした。
1社完結で作業を行うのではなく、デザインパートと組版パートで発注先を別々にした。

これにより、スケジュール、予算ともに効率を最大化することができた。

コール業務から校正・校閲まですべての情報整理を事務局チームが対応

一方、全ての情報整理は事務局チームが行った。講師である大学教授への確認校正のやり取りも事務局で対応。

コール業務や原稿集稿など、制作に関わる情報整理を事務局が管理することでスムーズに制作を進行することができた。