事務局業務の自動化と明確な役割分担で、短期間でギフトカタログを制作

お客さま情報

ネット販売センター D社さま

業種:サービス事業・通販事業

制作期間:約2ヵ月(毎年継続中)

お客さまの課題

D社さまでは、お歳暮用のギフトカタログを、2ヵ月という短期間で十数媒体制作している。

ボリュームが大きくタイトなスケジュールだったため、情報管理が難しく、ミスが続いていた。
加えて、自社内での制作管理はキャパオーバーだったため、制作および事務局運営を委託できる会社を探していた。

ダンクの対策

ダンクは、他社(営業・制作・印刷)と協業して6媒体計300ページの事務局運営を担当。事務局の主な作業は以下。

  • ギフトカタログ掲載の商品メーカー、販売会社への校正確認(約400社)
  • 校正確認の督促や問い合わせなどをメールまたは電話で対応
  • 校正確認の修正指示を集約して制作チームへ連携
  • D社さまの確認赤字を集約して制作チームへ連携

短期間でスムーズに進行する必要があったため、全体の工程から

  • 作業時間の削減が見込める工程
  • 手作業で行うとミスが起こる可能性が高い工程

2つのポイントを重視して、作業設計を行った。

校正確認用のデータ抽出スクリプトを開発。作業時間を短縮


商品メーカー、販売会社へ校正確認を行う場合、ギフトカタログに掲載されている商品をひとつずつ切り分けて、各社ごとに1枚に商品をまとめてメール依頼する必要がある。
これをマスク処理などの手作業で対応した場合、時間的負荷が高いのと、手作業によるミスが想定されたため自動化した。

ギフトカタログのデザインデータから、自動で1商品ごとのPDFを作成し、ファイル名に送付先の社名を付与するスクリプトを開発。
これにより発送作業およびデータ整理が楽になり、作業時間を大幅に短縮することができた。

送信業務を、自動メール送信ツールを使って作業時間を短縮


校正確認はメールで送信するが、約400社への送信には手間と時間がかかると判断。

自動でメールを一斉配信するツール(BitMailPRO(ニュースビット株式会社))を利用した。
また、送付先のメール容量も考慮し、容量の大きなデータの場合は、別途送付先リストを作成しストレージサービスで送付した。

この対応で、メール送付エラーを最小限に抑えることができた。

担当者を明確にして、進捗を常に把握できるチーム分け


誰がどこまで進捗を把握しているのか分からない、ということがないよう、媒体ごとに担当者を設けて進捗を把握。
6媒体計300ページを3チームに分けて、メール送付から督促、問い合わせまで各担当者に責任を持たせた。

このチーム分けで、校正確認の発送モレや未戻り、クレームなどもなく進行することができた。

対策の効果

以上の対応により、ミスのないカタログ作りと作業時間の短縮を達成。時間を短縮したことにより、原稿整理・編集、制作会社への連携、クライアントとのスケジュール調整など細やかな対応が可能となった。

D社さま側の作業負荷も下がり、ストレスのないカタログ制作を進行できたことで、次年度以降の継続受注につながった。

お問い合わせ

お見積りは無料です

お困りごとはお気軽にご相談ください。確認次第、担当者からメールでご連絡いたします。
業務依頼・打ち合わせはオンラインでも対応しますので、全国からのお問い合わせを受け付けています。

    必須会社名
    必須お名前
    必須メールアドレス
    任意電話番号(ハイフンは不要)
    ※電話営業は一切いたしません。
    必須ご相談内容
    任意弊社を知ったきっかけ