【カタログ制作事務局】事務局業務の自動化と明確な役割分担で、短期間でギフトカタログを制作

ダンクの対策

ダンクは、他社（営業・制作・印刷）と協業して6媒体計300ページの事務局運営を担当。事務局の主な作業は以下。

• ギフトカタログ掲載の商品メーカー、販売会社への校正確認（約400社）
• 校正確認の督促や問い合わせなどをメールまたは電話で対応
• 校正確認の修正指示を集約して制作チームへ連携
• D社さまの確認赤字を集約して制作チームへ連携
  

短期間でスムーズに進行する必要があったため、全体の工程から

• 作業時間の削減が見込める工程
• 手作業で行うとミスが起こる可能性が高い工程

2つのポイントを重視して、事務局運営を行った。

校正確認用のデータ抽出スクリプトを開発して作業時間を短縮

商品メーカー、販売会社へ校正確認を行う場合、ギフトカタログに掲載されている商品をひとつずつ切り分けて、各社1枚に商品をまとめてメールで依頼する必要がある。
これをマスク処理などの手作業で対応した場合、時間的負荷が高いのと、手作業によるミスが想定されたため自動化した。

ギフトカタログのデザインデータから、自動で１商品ごとのPDFを作成し、ファイル名に送付先の社名を付与するスクリプトを開発。
これにより発送作業およびデータ整理が楽になり、作業時間を大幅に短縮することができた。

送信業務を自動メール送信ツールを使って効率化

校正確認はメールで送信するが、約400社への送信には手間と時間がかかると判断。

自動でメールを一斉配信するツール（BitMailPRO（ニュースビット株式会社））を利用した。

また、送付先のメール容量も考慮し、容量の大きなデータの場合は、別途送付先リストを作成しストレージサービスで送付した。
この対応でメール送付エラーを最小限に抑えることができた。

担当者を明確にして、進捗を常に把握できるチーム分け

誰がどこまで進捗を把握しているのか分からない、ということがないよう、媒体ごとに担当者を設けて進捗を把握。
6媒体計300ページを3チームに分けて、メール送付から督促、問い合わせまで各担当者に責任を持たせた。

このチーム分けで、校正確認の発送モレや未戻りの把握モレ、クレームなどもなく進行することができた。