【大学情報一覧の編集】各大学が発信する情報を編集して、600校以上の大学情報一覧を制作

お客さま情報

進学・受験情報発信サービス F社さま

業種:人材派遣・販促コンテンツ・各種サービス

依頼内容:掲載情報の整理・編集
作業期間:約4ヵ月

お客さまの課題

F社さまでは、全国の受験生向けに大学進学情報冊子を年に1回発刊している。約200ページのうち、およそ半分のページは全国600校以上の入試情報を比較閲覧できる一覧ページであった。

しかし、この入試情報一覧(以下、一覧)に毎年のように掲載ミスが発生。F社さまでは、品質を担保するため、編集・校正を委託できる会社を探していた。

ダンクの対策

ダンクは、一覧の制作・編集・校正を担当。まずは、ミスが起きていた原因を探った。

一覧を作成するには、全国の大学ごとに発信する受験要項を取り寄せて、必要な情報だけを抽出・整理する必要がある。

しかし、各大学が発信する情報には共通の掲載ルールはなく、同じことを指していても表現は多岐に渡っている。
そのため、作業者によって抽出モレや勘違いなどがあり、掲載ミスが発生していたことがわかった。

編集マニュアルを作成してチーム内の認識ズレを防ぐ


まずは、人による認識・解釈のズレを埋めるために編集マニュアルを作成した。
科目や出題範囲、配点など、多くの表記項目を大学の受験要項から読み取り、一覧の掲載ルールに準じる必要があった。

この複雑な内容を編集者間で認識統一するには、マニュアルが不可欠。
マニュアル化することで、明確な判断基準ができ、チーム内の認識に齟齬が生まれることなく作業が進行できた。

あえて1チームで作業を行い、認識合わせと変更情報を共有


通常、このボリューム感の業務を請け負う場合、ジャンルなどで数チームに分けて同時進行することで効率化を図るが、あえて1チーム制で進行。
コミュニケーションを密にして、ミスの原因となっていた抽出モレや勘違いを防ぐ対策とした。

さらに、基本は毎日情報共有のミーティングを実施。通常業務の2~3倍のペースでミーティングを行った。
日々変化する制度や表記ルールなどにも柔軟に対応。変更内容をマニュアルに反映すると同時に、毎日のミーティングでもリアルタイムで共有することができた。

備考欄の表記を統一して、読みやすさの向上と修正負荷を低減


備考欄には、一覧の表形式ではおさまらない情報を掲載している。しかし、表現が統一できておらず、読みづらい文となっていた。

備考欄情報は20~30文字で50パターンほどあるが、ダンクはこの表現を統一。
読みやすさを向上させるとともに、編集者による誤認を防ぐ対策でもあった。

また、表現を統一したことで修正の指示も簡略化した。
各パターンに合番をふって、修正依頼はその合番を指示とした。
修正側は定型化した文章をコピーすればいいので、修正負荷の低減につながった。

対策の効果

前年までは、多いときは3度再印刷したということもあったが、ダンクが担当して再印刷はなくなった。
編集ルールをマニュアル化したことで、F社さま・大学・制作チーム間での情報共有が円滑に行われるようになった。

また、一覧自体が読みやすくなったこと、誤記載がなくなったことからF社さまへの問い合わせ件数も減少した。

1年目で培ったノウハウをもとに、2年目は編集作業を簡略化。
品質を担保しつつ、作業短縮によるコスト削減にも貢献することができた。

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