各大学が発信する情報を分析・編集して、600校以上の大学情報一覧を制作

お客さま情報

進学・受験情報発信サービス F社さま

業種:人材派遣・販促コンテンツ・各種サービス

制作期間:約4ヵ月

お客さまの課題

F社さまでは、全国の受験生向けに大学進学情報冊子を年に1回発刊している。計約200ページのうち、およそ半分のページは全国600校以上の入試情報を比較閲覧できる一覧ページであった。

しかし、この入試情報一覧(以下、一覧)に毎年のように掲載ミスが発生。F社さまでは、品質を担保するため、編集・校正を委託できる会社を探していた。

ダンクの対策

ダンクは、一覧の制作・編集・校正を担当。まずは、ミスが起きていた原因を探った。

一覧を作成するには、全国の大学が個々に発信する受験要項を取り寄せて、必要な情報だけを抽出・整理する必要がある。

しかし、各大学が発信する情報には共通の掲載ルールはなく、同じことを指していても表現は多岐に渡っている。
そのため、作業者によって抽出モレや勘違いなどがあり、掲載ミスが発生していたことがわかった。

編集マニュアルを作成してチーム内の認識ズレを防ぐ


まずは、人による認識・解釈のズレを埋めるために編集マニュアルを作成した。
科目や出題範囲、配点など、多くの表記項目を大学の受験要項から読み取り、一覧の掲載ルールに準じる必要があった。

この複雑な内容を、編集者間で認識統一するのは、マニュアルなしでは不可能だった。
マニュアル化することで、明確な判断基準ができ、チーム内の認識に齟齬が生まれることなく作業が進行できた。

あえて1チームで作業を行い、認識合わせと変更情報を共有

通常、このボリューム感の業務を請け負う場合、ジャンルなどで数チームに分けて、同時進行することで効率化を図るが、あえて1チーム制で進行。
コミュニケーションを密にして、ミスの原因となっていた抽出モレや勘違いを最大限防ぐ対策であった。

さらに、基本は毎日情報共有のミーティングを実施。通常業務の2~3倍のペースでミーティングを行った。
日々変化する、制度や表記ルールなどにも柔軟に対応。変更内容をマニュアルに反映すると同時に、毎日のミーティングでもリアルタイムで共有することができた。

備考欄の表記を統一して、読みやすさの向上と修正負荷を低減

備考欄には、一覧の表形式ではおさまらない情報を掲載している。備考欄に載せる情報は20~30文字で50パターンほどある。
しかし、備考欄の表現が統一できていなかったため、ダンクはこの表現をすべて統一。
読みやすさを向上させるとともに、編集者による誤認を防ぐ対策でもあった。

また、表現を統一したことで、修正の指示も簡略化した。
各パターンに合番をふって、修正依頼はその合番を指示とした。
修正側は定型化した文章をコピーすればいいので、修正負荷の低減にもつながった。

対策の効果

前年までは、多いときは3度再印刷したということもあったが、ダンクが担当して再印刷はなくなった。
編集ルールをマニュアル化したことで、F社さま・大学・制作チーム間での情報共有が円滑に行われるようになった。

また、一覧自体が読みやすくなったこと、誤記載がなくなったことからF社さまへの問い合わせ件数も減少した。

1年目で培ったノウハウをもとに、2年目は編集作業を簡略化。
品質を担保しつつ、作業短縮によるコスト削減にも貢献することができた。


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