【大学情報一覧の編集】各大学が発信する情報を編集して、600校以上の大学情報一覧を制作

ダンクの対策

ダンクは、一覧の制作・編集・校正を担当。まずは、ミスが起きていた原因を探った。

一覧を作成するには、全国の大学ごとに発信する受験要項を取り寄せて、必要な情報だけを抽出・整理する必要がある。

しかし、各大学が発信する情報には共通の掲載ルールはなく、同じことを指していても表現は多岐に渡っている。
そのため、作業者によって抽出モレや勘違いなどがあり、掲載ミスが発生していたことがわかった。

編集マニュアルを作成してチーム内の認識ズレを防ぐ

まずは、人による認識・解釈のズレを埋めるために編集マニュアルを作成した。
科目や出題範囲、配点など、多くの表記項目を大学の受験要項から読み取り、一覧の掲載ルールに準じる必要があった。

この複雑な内容を編集者間で認識統一するには、マニュアルが不可欠。
マニュアル化することで、明確な判断基準ができ、チーム内の認識に齟齬が生まれることなく作業が進行できた。

あえて1チームで作業を行い、認識合わせと変更情報を共有

通常、このボリューム感の業務を請け負う場合、ジャンルなどで数チームに分けて同時進行することで効率化を図るが、あえて1チーム制で進行。
コミュニケーションを密にして、ミスの原因となっていた抽出モレや勘違いを防ぐ対策とした。

さらに、基本は毎日情報共有のミーティングを実施。通常業務の２～3倍のペースでミーティングを行った。
日々変化する制度や表記ルールなどにも柔軟に対応。変更内容をマニュアルに反映すると同時に、毎日のミーティングでもリアルタイムで共有することができた。

備考欄の表記を統一して、読みやすさの向上と修正負荷を低減

備考欄には、一覧の表形式ではおさまらない情報を掲載している。しかし、表現が統一できておらず、読みづらい文となっていた。

備考欄情報は20～30文字で50パターンほどあるが、ダンクはこの表現を統一。
読みやすさを向上させるとともに、編集者による誤認を防ぐ対策でもあった。

また、表現を統一したことで修正の指示も簡略化した。
各パターンに合番をふって、修正依頼はその合番を指示とした。
修正側は定型化した文章をコピーすればいいので、修正負荷の低減につながった。