【パンフレット・チラシ校正】制作フローの見直しで校正業務を再設計。重大ミスをおよそ1/10まで削減
お客さま情報
宅配・通販事業 A社さま
業種:宅配・通販事業
担当部署:カタログ制作部
依頼内容:校正・校閲、校正窓口業務
作業期間:通年(継続中)
お客さまの課題
A社さまでは、年間190媒体、計4500ページのパンフレット・チラシを制作している。
原稿の不備(内容の誤り、矛盾)や修正と確認を何度も繰り返す制作フロー、修正指示の不明瞭さなどの問題からミスが頻発していた。
また、A社さま担当者の繫忙状況や経験値の有無により誌面の品質にバラつきがでていたため、校正・校閲を委託できる会社を探していた。
ダンクの対策
主に制作フローの見直しとA社さま内の原稿の精度を上げる施策として以下の対策を行った。
制作フローを見える化して、作業のモレ・ダブリを洗い出し
まずは複雑になっていた制作のフローを見える化することから始めた。関連部署とのやり取りをフロー図に起こし、以下の視点で課題を洗いだした。
- ミスにつながる確率が高い作業工程はどこか
- 複数の部署で、同じ作業に時間をかけていないか
ダンクは、重要ポイントに絞ってダブルチェック体制を敷くなど制作フローを見直し。
工程ごとの作業チェックリストを作成・運用し、ミスを減らすことにつなげた。
ダンクの校正担当者が問い合わせ窓口となり情報を一本化
ダンクが専任の校正担当者を置き、A社さまの商品担当や編集担当、外部の印刷会社や制作会社からの問い合わせ窓口を担当。
リアルタイムに適切な判断・助言を伝えることで円滑な進行が行えるようになった。
ダンクのヒヤリハット事例を共有して、A社さま内の作業を改善
A社さま内の作業改善の一環として、ダンクが蓄積したヒヤリハット事例を報告・共有する場を設けた。
ヒヤリハットは忘れられることが多いため、年4回季節ごとに共有会を行った。事例を蓄積することがミスを未然に防ぐ手段という意識をもってもらった。
また、商品担当者、編集担当者向けに原稿チェックリストを作成して、間違いのない原稿作成のための意識づけを行った。
対策の効果
カタログ制作部全体でミス削減に対する意識が向上したこともあり、ダンクが関わって以降、重大な事故を10分の1へ減らすことができた。
また、ダンクの広告校正セミナーをA社さま内で定期的に実施し、担当者の校正の知識向上に寄与することができた。
ダンクが校正・校閲作業を担当するだけではなく、A社さま内の品質管理の意識が向上したことで、品質レベルの高い体制を構築することができた。
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