膨れ上がった帳票をカテゴリ別に再編集して帳票フォーマットをスリム化

お客さま情報

損害保険会社 C社さま

業種:害保険の保険商品販売/マーケティング部

制作期間:4ヵ月

お客さまの課題

C社さまでは、保険商品の拡充・改変の度に、さまざまな帳票を作成してきたため、帳票数が膨大になり管理しきれない状態が続いていた。
かつ、保険商品の内容に合わせて部署ごとに自由に作成していたため、デザインフォーマットや表記ルールの統一ができておらず、ユーザーにとっても見づらい・読みづらいものとなっていた。

改善の必要性を感じていたが、社内にデザイナーやエディターを配しているわけではないので、帳票の統合・デザイン改定を委託できる会社を探していた。

ダンクの対策

ダンクは帳票改善の編集・進行管理という立場で、他社(デザイン・印字プログラム開発)と協力関係を構築してプロジェクトに参加。

ダンクが実施した対策の柱として以下の3つがある。

帳票を再編集して帳票フォーマットをスリム化


編集ノウハウを活かして、約180種類あった帳票を、カテゴリ別・デザイン別で整理を行い、半数以下に分類。制作する帳票フォーマットを絞り込むベースとした。
さらに、制作した帳票フォーマット内の掲載内容を細分化して、ブロック単位でパーツ化。

帳票の分類とパーツ化を行うことで、約180種から約40種まで帳票フォーマットを統合することができた。

複数のデザイナーをダンクが一元管理


帳票デザインは、印字プログラムに載せる必要があるため、mm単位でのフォーマットの調整が必要になる。

複数のデザイナーを抱えている状況にあったため、ダンクがデザイナーを一元管理。プログラム開発者との連携を密に行い、修正指示をタイムリーに各デザイナーへ連携した。

制作終盤に行う印字プログラムのテスト段階での不具合を極力減らし、手戻り作業を軽減して、遅延のないスケジュール進行が可能となった。

表記ルールを校正者とJust Right!で統一


表記の不統一を改善するため、ダンクの校正者が目視でチェックを実施。加えて、文章校正支援ツールJust Right!(株式会社ジャストシステム)を活用した。

2回の校正者によるチェックとデジタルツールの併用で、約250種の表記ルールを統一することができた。

対策の効果

統一感のある見やすい帳票を作成したことで、可読性・視認性が向上。統一フォーマットで作成しているため、企業ブランディングの一環としても貢献することができた。

帳票フォーマットがスリム化されたことで、管理の労力も軽減。
今までは、どの帳票に何の情報が掲載されているか把握できず、変更情報の反映に時間がかかっていたが、掲載情報が整理され、更新情報を正しく簡単に反映できるようになった。

帳票のデザイン、管理の両面で効果的な運用を実現することに成功している。

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