【パンフレット制作事務局】デザインから原稿集稿までダンクの一括管理でパンフレット制作をアウトソーシング
ツボウチサトル
お客さま情報
民間教育企業 A社さま
業種：学習塾の運営など民間教育企業
担当部署：広報部
依頼内容：デザイン制作、制作事務局、校正
作業期間：約６ヵ月（毎年継続中）
お客さまの課題
A社さまでは、大学教授の講義（20コマ以上）を、一つひとつコンテンツ化して、年一回パンフレットを制作している。
パンフレット制作には多くの関係者が関わるため、制作担当者の負荷が非常に高い運用となっていた。
10名以上いるライターの管理や講師となる大学教授への確認校正、内容のチェックや制作のコントロールなど、作業範囲は多岐に渡っていた。
余裕がない分、本来注力すべき企画ページのテーマ設定などがおざなりになり、満足のいくパンフレット制作ができていなかった。
そこで、制作全般から大学教授の確認校正まで一括で任せられる会社を探していた。
ダンクの対策
クリエイティブチームと事務局チームに分けて、作業負荷を分散させた体制を構築
ダンクは制作全般を一括で受託。パートナー企業と協業して、以下の2チームに分けて対応した。
- クリエイティブチーム
教育方面に明るいプランナーとデザイナーを中心としたチームを編成。
冊子全体のコンセプト設定やそこにマッチしたデザインワークを行った。
- 事務局チーム
エディターと校正者を中心とした進捗管理を担うチームを編成。
作業フローの設計から大学教授への確認校正、修正指示の集約、クリエイティブチームへの連携などを行った。
クリエイティブチームの中でも作業を分担して効率化
アートディレクターとプランナーがグランドデザインを制作し、それをDTP組版チームに連携して制作していくフローとした。
1社完結で作業を行うのではなく、デザインパートと組版パートで発注先を別々にした。
これにより、スケジュール、予算ともに効率を最大化することができた。
コール業務から校正・校閲まですべての情報整理を事務局チームが対応
一方、全ての情報整理は事務局チームが行った。講師である大学教授への確認校正のやり取りも事務局で対応。
コール業務や原稿集稿など、制作に関わる情報整理を事務局が管理することでスムーズに制作を進行することができた。
対策の効果
制作作業全般をA社さまから完全にアウトソースすることに成功。
担当者の方が本来の業務(企画立案やクリエイティブのチェック)に注力できる環境になった。
一社完結で制作していくのではなく、各社の得意領域を組み合わせたことで効率化を図ることができた。
複数社を組み合わせた体制は効率面でのロスが生じやすいが、事務局が進捗面で全方位的にカバーすることでロスを最小限に抑えた。
A社さまには作業進捗を見える化していたので、「安心して業務を任せることができた」との声をいただけた。
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