生命保険会社の募集文書審査業務をアウトソーシング

お客さま情報

生命保険会社 C社さま

業種:生命保険の保険商品販売/募集文書審査部

制作期間:通年(継続中)

お客さまの課題

C社さまでは、募集文書審査業務を社員と派遣社員9名で対応していたが、以下の理由から外部のアウトソーシングを検討していた。

社員の負担が大きい

  • 審査業務は覚えることが多く、業務研修や勉強会、日々のフィードバックなど派遣社員の教育で社員の負担が大きかった。
  • 新商品発売後は審査件数が爆発的に増えることがあり、派遣社員を一時的に増員するのも難しいため、社員がカバーしていた。

ノウハウの蓄積と引継ぎがうまくいかない

  • 個人ではなく組織でのノウハウ蓄積が必要と考えているが、社員は突然の人事異動などがあり、ノウハウの蓄積と引継ぎがうまくできない状況だった。外部にノウハウを共有することで、状況を改善していきたいと考えた。

ダンクの対策

本件は大手印刷会社や制作代理店など6社の企画提案コンペであった。
ダンクは長年にわたり、C社さまの販促ツールの校正業務や募文審査に紐づく保険料チェック業務を受託していたため、その実績が評価されて声がかかった。

業務移管期間を3ヵ月設け、段階的にスタッフを入れ替え


準備期間が約5ヵ月と短く、その間に業務設計、チーム構築、業務研修を行う必要があった。
ダンクは、お客さまの意向に沿って、安全かつスムーズな業務移管を重視して段階的なスタッフ投入を行った。

審査未経験のスタッフが、一定レベルのスキルを身につけるには、3ヵ月程度の研修と実務経験が必要と判断。
業務開始日から3ヵ月を業務移管期間とした。

総勢10名のチーム編成のうち、以前から従事していた派遣社員3名の契約を延長して、ダンクからは7名を投入。
最初の3カ月は、経験値が高い派遣社員からノウハウを吸収する期間として、残りの3名は2ヵ月遅れで投入した。
業務に支障がでないように徐々に派遣社員との入れ替えを行った。

10名のチーム構成のうち、5名はダンクのプロ校正者を配置

10名のうち、半数の5名はC社さまの販促ツール校正を経験してきたプロ校正者を選抜。最も経験値が高いスタッフを管理者に立て、計10名の審査チームを構築。
C社さまの保険商品の知見があり、文書チェックスキルのある強いチームを構築した。

ダンク独自の研修マニュアルを作成。ダンク本社が教育をバックアップ

C社さまの業務マニュアルをベースに、ダンクで独自の業務研修マニュアルを作成。
新たなスタッフを投入する際は、時間を要する座学をダンク本社で集中して行い、その後のOJTをC社さまの現場で運用した。

これにより、審査チームが実務をこなしながら教育もするという負荷の軽減につなげた。

対策の効果

提案にあたってダンクが重視した「審査業務を滞らせることなく安全・スムーズに業務移管を遂行する」は、大きなトラブルもなく無事に達成することができた。
C社さまからも一定の評価をいただき、3年目の2022年現在も継続して業務を受託している。

C社さまが苦労していた業務研修については、「短期間で高いスキルを習得できていて、とても感心しています。どんな研修をしているのですか?」と、嬉しい声をいただいている。

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