文章を短く簡潔に書くコツ！「読みづらい」の原因は無駄な長文にあり
桑島 浩
この記事の対象
この記事は、社内外に向けたビジネス文書を自分で作成している販促・企画担当、レビュー担当の方向けに、文章を短く簡潔に書くコツを解説したものです。
「自分が作った文書、なんか読みづらいなぁ…」
そう感じたことありませんか？
企業の文書作成をサポートしてきたダンクの経験から言うと、文章が読みづらくなる原因の多くが長文です。
ひとつの文章にあれやこれや書かれていると、読者は理解しづらくなり混乱します。
読みやすい文章のコツは、文章を短く簡潔に書くことです。
この記事では、文章を短くして、読みやすくするコツを解説しています。
今後の文書作りの参考にしてください。
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一文一義で書く
読みづらい文でよくあるのが、あれもこれも伝えようとして一文が長くなること。
やろうと思えば、文はいくらでも長くできます。それでは簡潔な文章になりません。
一文に書く内容は、できるだけひとつに絞りましょう。
特に「～ので」「～おり」などを使うと、いくらでも文をつなげることができるので注意が必要です。
Before
5月1日から5月31日の期間は、当社の登録サイトはリニューアルを予定しており、一時的に新規登録の受付を停止していますが、お電話での新規登録は受け付けておりますので、お急ぎの方はカスタマーサポートへお申し込みください。
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読み返したときに「なんか読みづらいな～」と思ったら、意味の区切りを意識してみてください。
目安として、一文を50～60文字以内におさめるのが理想です。
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なくても意味が通じる言葉は省く
なくても済む言葉や文が続くと、冗長な文章になってしまい読みづらさを感じます。
なくても意味が通じる言葉や文はできるだけ省きましょう。
意識せずに書いていると、この事象がよく起こるので注意してください。
意味を持たない語句を省く
特に意味を持たない語句というのが存在します。
これが意外と多い。
意識していなと、ついつい使ってしまいます。
例えば以下のような文章。
色づけした語句は、なくても意味がさほど変わりません。
Before
契約更新にあたって、基本的に契約期間は自動更新されます。つきましては、契約更新を希望されないお客さまはサポートセンターまでご連絡ください。
After
契約更新時に契約期間は自動更新されます。契約更新を希望されないお客さまはサポートセンターまでご連絡ください。
省いても十分意味が通じますよね。簡潔な文にしてあげましょう。
意味を持たない語句は他にも多数あります。例えば、以下のようなものです。
意味を持たない語句の一例
- ～過去に登録したという方は → ～過去に登録した方は
- ～お手続きに関してのお願いです → ～お手続きのお願いです
- ～システム移行したことに伴い → ～システム移行に伴い
- ～お取引店変更についてのご案内 → ～お取引店変更のご案内
意味を持たない接続詞を省く
丁寧に書こうとしすぎると、接続詞が増える傾向にあります。
その場合の接続詞は意味を持たないことが多いので、省いて簡潔にしましょう。
Before
3月31日をもって請求書の郵送は終了します。従いまして、今後はお客さま専用サイトから電子ファイルでの交付となります。
After
3月31日をもって請求書の郵送は終了します。今後はお客さま専用サイトから電子ファイルでの交付となります。
接続詞がなくても意味は十分通じます。
「従いまして」（順接）や「ならびに」（並列）などは、省きやすい接続詞です。
ただし、逆接（しかしながら／ですが 等）は、省くと意味が通じないことが多いので注意してください。
文脈に沿って意味が通じるかどうか判断しましょう。
意味を持たない形容詞・副詞を省く（または言い換える）
サービスや商品のメリットをアピールしようとして、「優れた」「すばらしい」「とても」「すごく」などの形容詞や副詞を使用するケースは多いと思います。
ですが、その言葉だけでは何がどういいのか、何が優れているのか、よくわからない…なんてことも多いです。
例えば、
「とても好評をいただいています」
「好評をいただいています」
「とても」がなくても「好評」であることは伝わります。
なくても意味が十分通じる場合は、形容詞・副詞は省いて簡潔な文にしましょう。
ただし、具体的な内容に言い換えることができるなら、メリットの訴求として意味のあるものになります。
「利用者の10人中8人が「満足」と答えるほどの好評をいただいています」
これなら、どのくらい好評なのかリアリティーがありますよね。
同じ語句・同じ意味を繰り返さない
同じ語句や同じ意味の語句を繰り返しているケースも文章が冗長になる原因のひとつです。
意識していないとついやりがちなので注意しましょう。
Before
ご自宅のPCやスマートフォンを使用して、ご自宅から残高照会などのサービスをご利用いただけるサービスです。
After
ご自宅のPCやスマートフォンから、残高照会などのサービスをご利用いただけます。
「ご自宅」「サービス」が重複しています。省いてスッキリと読みやすくしましょう。
この例は「同じ語句」の重複でしたが、「同じ意味」を繰り返しているケースもよくあります。
Before
ご登録の条件や手数料などの詳細は、当社Webサイトをご覧ください。
『簡単登録ガイド』がダウンロードできますので、そちらをご確認ください。
「当社Webサイトをご覧ください」と「そちらをご確認ください」は、『簡単登録ガイド』を見て欲しいという意味合いでは、同じ意味の繰り返しになっています。
ひとつにまとめてスッキリさせましょう。
After
ご登録の条件や手数料などの詳細は、当社Webサイトの『簡単登録ガイド』をダウンロードしてご確認ください。
前提条件を省く
「わざわざそれ書かなくても理解できるのになぁ…」という文もよく見かけます。
前提条件がきちんと提示されているならわざわざ書く必要がない、というケースです。
Before
記入時の注意点
- 記入欄の詳細は、別紙「記入例」をご参照ください。
- ご記入の際は、別紙「記入例」をご参照いただき、黒のボールペンではっきりとご記入ください。
- 記入箇所を訂正する場合は、訂正箇所を二重線で抹消し、訂正箇所に応じて、正しい内容をご記入ください。
ひとつ目の項目で『「記入例」をご参照ください』と書いているので、２つ目の「ご記入の際は、別紙「記入例」をご参照いただき、」はわざわざ書かなくても意味は通じます。
ここで一番言いたいのは「黒のボールペンで記入する」ことです。
このことがすぐに理解できるように、余計な文は省きましょう。
３つ目の項目も、「記入箇所を訂正する場合は」と最初に前提を定義しているので、以降の「訂正箇所～」は省いても意味が通じます。
After
記入時の注意点
- 記入欄の詳細は、別紙「記入例」をご参照ください。
- 黒のボールペンではっきりとご記入ください。
- 記入箇所を訂正する場合は、二重線で抹消し、正しい内容をご記入ください。
過剰な敬語表現を避ける
過剰に敬語表現を使うと冗長な文章になり、読みづらくなります。
失礼のないように丁寧に書こうとしすぎると、敬語表現が過剰になりがちです。
もちろん読者への敬意は大事ですが、わかりやすさも重要です。
可能な範囲で簡潔な表現に置き換えてみてください。
Before
当社が開発を進めてきた新製品に関しまして、2023年4月から販売を開始することとなりました。
新製品の詳細につきましては、同封の商品カタログに記載しておりますので、ご確認くださいますよう、お願い申し上げます。
After
当社が開発を進めてきた新製品に関して、2023年4月から販売を開始いたします。
新製品の詳細は、同封の商品カタログに記載しておりますので、ご確認ください。
たいぶスッキリした文章になりました。
簡潔な表現に置き換えても、意外と敬意を損なわない文章になるものです。
ただし、お詫び状などの場合は、敬語表現をある程度使った方が読者に誠意が伝わります。
文書の目的を鑑みて敬語表現の量を調節してみてください。
箇条書きを使う
並列の項目や手順を示す場合は、箇条書きにすると簡潔でわかりやすい文章になります。
文章中で長々と示すより、箇条書きの方が処理する情報量が減るので、理解しやすくなります。
Before
お客さまページでは、住所・氏名、電話番号、メールアドレス、クレジットカード番号の登録内容を変更することができます。
After
お客さまページでは、以下の登録内容を変更することができます。
- 住所、氏名
- 電話番号
- メールアドレス
- クレジットカード番号
箇条書き部分を読めば「ポイントは4つあるんだな」と、全体像をすぐに掴めます。
同様に、手順を示す場合も箇条書きの方が理解は早いです。
Before
ユーザー登録画面で、お客様コードを入力した後に、メールアドレスを入力して、決定ボタンをクリックしてください。
After
ユーザー登録の手順
1.お客様コードを入力
2.メールアドレスを入力
3.決定ボタンをクリック
３ステップであることが、すぐに理解できます。
このとき、数字を使うのは手順や時系列など、数字に意味がある場合だけに限定しましょう。
なんでも数字を振ってしまうと「この数字に何か意味があるのかな？」と、あらぬ誤解を生んでしまいます。
注釈を使う
専門用語や固有名詞を説明する際、( )カッコ書きで説明すると、文章が長くなり理解しづらくなります。
長い説明文になる場合は、注釈として文章の外に出してあげましょう。
Before
非課税期間終了時に、ロールオーバー（非課税期間（5年）が終了した際に、金融商品を翌年の新たな非課税投資枠に移管すること）するか、一般口座に移管するか、非課税期間内に売却するか選択することができます。
After
非課税期間終了時に、ロールオーバー(※)するか、一般口座に移管するか、非課税期間内に売却するか選択することができます。
※非課税期間（5年）が終了した際に、金融商品を翌年の新たな非課税投資枠に移管すること
注釈で説明した方が、文章自体が短くなり読みやすくなります。
「ロールオーバー」という単語をすでに知っている方にとっては注釈を読む必要がない、というメリットもあります。
さらに、前述した箇条書きを組み合わせると、よりわかりやすくなります。
After
非課税期間終了時、以下から選択することができます。
- ロールオーバー(※)
- 一般口座に移管
- 非課税期間内に売却
※非課税期間（5年）が終了した際に、金融商品を翌年の新たな非課税投資枠に移管すること
まとめ
文章を短く簡潔にするコツを紹介しました。
【文章を短く簡潔にするコツ】
- 一文一義で書く
- なくても意味が通じる言葉は省く
- 同じ語句・同じ意味を繰り返さない
- 過剰な敬語表現を避ける
- 箇条書きを使う
- 注釈を使う
文章を書いている最中に、これらのコツを意識できればいいのですが、書くことに集中していると、なかなか気が回らないことが多いです。
そこで、ダンクがオススメしているのが、書き終わった後に読み直すことです。
読み直したときに「なんかわかりづらいなぁ…」と思ったら、文章を短くできないか考えてみてください。
きっと読みやすい文章に変わると思います。
文章を短くする以外にも、わかりやすい文章を書くにはコツがあります。
以下の記事にまとめていますので参考にしてください。
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この記事の監修者
- 文書改善コンサルタント
- 1998年株式会社ダンク入社。
チラシやパンフレットの校正・校閲、ディレクションを担当したのち、現在は「わかりやすさ」を追究した文書改善専門家としてコンサルタントを務める。文書作成力向上研修講師。
・テクニカルライティング 3級
・二級 知的財産管理技能士
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