ビジネスで使える！わかりやすい文章の書き方を例文で解説
桑島 浩
この記事の対象
この記事は、社内外に向けたビジネス文書を自分で作成している販促・企画担当、レビュー担当の方向けに、わかりやすい文章の書き方を解説したものです。
ビジネス文書の多くは、「必要な情報を知ってもらう」「必要な手続きをしてもらう」「誤りを訂正して謝罪する」など、読者に情報を正しく伝えるのが目的です。
そのため、ビジネス文書には「わかりやすさ」が求められます。
ダンクでは、企業の文書作成をサポートする機会も多いですが、どの企業もわかりやすい文章を書くのに苦労されています。
そこで、この記事ではわかりやすい文章をスラスラ書けるようになる8つのコツを例文つきで解説します。
文書作成の参考にしてください。
（チラシやパンフレット、Webサイトなど、さまざまなシーンでも使えるノウハウになっています。）
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- 1. わかりやすい文章の書き方 8つのコツ
- 1.1. 一文一義を意識する
- 1.2. 主語と述語を対応させる
- 1.3. 係り受けを近づける（主語・述語/修飾語・被修飾語を近づける）
- 1.4. 結論を先に書く
- 1.5. 読点でわかりやすくする
- 1.5.1. 長い主語、長い目的語の後ろに使う
- 1.5.2. 接続詞・副詞の後ろに使う
- 1.5.3. 理由・条件・目的などの後に使う
- 1.5.4. 係り受けの区切りで使う
- 1.5.5. 漢字、ひらがなが続くときに使う
- 1.6. 同じ語句を繰り返さない
- 1.7. あいまいな表現をしない
- 1.7.1. 数字と固有名詞を使う
- 1.7.2. 指示語を使わない
- 1.7.3. 潜在的な疑問を残さない
- 1.8. 専門用語の使い方に注意する
- 2. まとめ
わかりやすい文章の書き方 8つのコツ
人の心を動かすような文章を書くには、文章センスや普段の読書量などが物を言います。
しかし、「わかりやすい文章」を書くのは、この記事で紹介するコツを押さえておけば、ある程度書けるようになります。
ビジネス文書でよく見かける例文で解説しますので、実作業でのイメージも湧きやすいと思います。
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一文一義を意識する
文章は一文一義を意識します。一文に書く内容はひとつに絞ります。
よくあるのが、あれもこれも伝えようとして一文が長くなってしまうこと。
やろうと思えば文はいくらでも長くできます。それでは理解しづらく、読みづらい文章になってしまいます。
以下を読み比べてみてください。
Before
5月1日から5月31日の期間は、当社の登録サイトはリニューアルを予定しており、一時的に新規登録の受付を停止していますが、お電話での新規登録は受け付けておりますので、お急ぎの方はカスタマーサポートへお申し込みください。
After
5月1日から5月31日の期間は、当社の登録サイトはリニューアルを予定しています。
一時的に新規登録の受付を停止していますが、お電話での新規登録は受け付けております。
お急ぎの方はカスタマーサポートへお申し込みください。
多くのことを一文で伝えようとせず、句点で区切れるところは区切ります。
目安として、一文を50～60文字以内におさめるのが理想です。
文章を短く簡潔に書くのは、わかりやすい文章の基本です。
一文一義以外にもさまざまなコツがありますが、ここでは紹介しきれないので別の記事にまとめました。参考にしてください。
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主語と述語を対応させる
主語と述語の係り受けは、正しくかみ合うようにします。
主語と述語がかみ合わない文は、読者に違和感を与えます。
読みにくい文章になってしまうだけではなく、内容が正しく伝わらないこともあります。
Before
今回のリニューアルの目的は、検索機能の拡張による利便性の向上と2段階認証によるセキュリティ面を強化しています。
主語と述語を抜きだすと「（主語）目的は（述語）強化しています」になります。
意味が通じませんよね。
主語と述語がかみ合うようにします。
After①
今回のリニューアルの目的は、検索機能の拡張による利便性の向上と2段階認証によるセキュリティ面の強化にあります。
もしくは、主語を変えてかみ合わせます。
After②
今回のリニューアルを行うことで、検索機能の拡張により利便性が向上し、2段階認証によりセキュリティ面が強化されます。
主語と述語だけを抜きだしても、意味が通じる文になるようにチェックするクセをつけましょう。
特に長い文ではミスマッチが起こりやすくなります。
係り受けを近づける（主語・述語/修飾語・被修飾語を近づける）
主語と述語、修飾語と被修飾語などの係り受けの関係は近くに配置します。
述語や被修飾語が登場するまでに、あれやこれや書いてあると、読みづらくなり理解に時間がかかります。
Before
お問い合わせ専用アドレスは、3月1日のホームページリニューアルに伴いURLが変更となるため、以下の通り変更となります。
主語を近づけます。
After
3月1日のホームページリニューアルに伴いURLが変更となるため、お問い合わせ専用アドレスは以下の通り変更となります。
Before
ネット明細サービスは、24時間、請求書や納品書などの書類をWeb上で確認いただけるサービスです。
修飾部を近づけます。
After
ネット明細サービスは、請求書や納品書などの明細を、24時間Web上で確認いただけるサービスです。
結論を先に書く
最も伝えたい内容（結論）は文章の最初に登場させます。
読み進めないと伝えたい内容がわからない文章は、読者にもどかしさを感じさせます。
Before
プレミアムコースの特別企画として、プレミアム会員だけのプレゼント企画を実施いたします。2022年に対象商品を10,000円以上ご購入いただいたお客さまを対象として、抽選で特割10％チケットを5名さまにプレゼントいたします。
After
プレミアムコースの特別企画として、抽選で5名さまに特割10％チケットをプレゼントいたします。2022年に対象商品を10,000円以上ご購入いただいたお客さまを対象とした、プレミアム会員だけのプレゼント企画です。
ただし、お詫び状などの場合は結論を後にします。
例えば、こちらの落ち度により、お客さまに再度手続きをお願いするなど、何かしらの負荷を強いるケースです。
こういったケースでは、再手続が必要な背景や原因を述べたうえで結論を書く方が、誠意が伝わり読み手も納得しやすくなります。
読点でわかりやすくする
読点は、文章を読みやすくする、または誤解を生まないようにするために使います。
意味のまとまりごとに最適な位置で読点を使って、理解しやすい文にしましょう。
長い主語、長い目的語の後ろに使う
Before
当プランに、加入されたお客さまには、スポンサーから、素敵な特典が送られます。
After
当プランに加入されたお客さまには、スポンサーから素敵な特典が送られます。
読点を使い過ぎるのも、文が分断されて読みづらくなります。
長い主語や目的語の後ろで読点を使いましょう。
文の長さに関係なく主語の後ろに読点を使うのをルール化しているケースもあります。
決して間違いではありませんが、なくても読みやすさに支障がでない場合は、主語が長くなったときに使うのがオススメです。
接続詞・副詞の後ろに使う
Before
ただし3日以内にご返送ください。
After
ただし、3日以内にご返送ください。
理由・条件・目的などの後に使う
Before
4月1日は、社休日となるため申し込みの受付は行っておりません。
After
4月1日は社休日となるため、申し込みの受付は行っておりません。
係り受けの区切りで使う
読点を使う位置によって、意味が変わってしまう場合があります。
以下の2つの例を読んでみてください。
（例①）
5日前に、郵送した手紙が不着であることが判明しました
（例②）
5日前に郵送した手紙が、不着であることが判明しました
例①は5日前に手紙が不着であることが判明
例②は5日前に郵送した手紙が不着であることが判明
何気なく読点を使うと、誤解を生じかねないので注意しましょう。
漢字、ひらがなが続くときに使う
Before
審査完了後会員証を発行します。
After
審査完了後、会員証を発行します。
漢字やひらがなが続く文は、どこまでが単語なのか区別しづらいことが多いです。
読みにくいな、と思ったときは読点を使います。
同じ語句を繰り返さない
同じ文章内で、同じ語句を何度も繰り返さないように注意しましょう。
同じ語句を使い過ぎると、稚拙な文章のイメージを与えかねません。
また、読むリズムも大切です。読者にストレスなく読んでもらう工夫が必要です。
よくあるのが「の」を繰り返す文。「私の会社の上司の〇〇は、～～」
「の」が3回続くと読むリズムがよくありません。
「私の上長である〇〇は、～～」のように表現を変えて回避します。
Before
11月12日から11月20日の期間は、当社の登録サイトがリニューアルを予定しており、一時的に新規登録の受付を停止しており、11月21日以降の新規登録をお願いいたします。
After
11月12日から11月20日の期間は、当社の登録サイトがリニューアルを予定しており、一時的に新規登録の受付を停止しています。11月21日以降の新規登録をお願いいたします。
文末でも同じ語句を繰り返さないように注意してください。
「～ました」「～します」「～できます」などが3回続くと稚拙な文章に感じます。
Before
今回はお問い合わせいただき、ありがとうございました。お問い合わせに関する資料を同封いたしました。購入申し込み書も同封しました。購入を希望される方は、～～
After
今回はお問い合わせいただき、ありがとうございます。お問い合わせに関する資料を同封いたしました。購入申し込み書も同封しておりますので、購入を希望される方は、～～
また、同じ語句ではなくても同じ意味の語句を繰り返す、ということもよく起こるので注意が必要です。
Before
申し込み用紙の印刷は、カラーでプリントしてください。
After
申し込み用紙は、カラーで印刷してください。
「印刷」も「プリント」も意味は同じです。どちらかに統一します。
同じ語句を繰り返し使用していないか、最後に見直すクセをつけましょう。あらためて読み返してみると気づくことも多いです。
あいまいな表現をしない
冒頭でお伝えしたとおり、ビジネス文書は読者に情報を正しく伝えるのが目的です。
あいまいな表現は使わず具体的に書きましょう。
あいまいで抽象的な表現にしてしまうと、読者は具体的な行動に移すことができません。
数字と固有名詞を使う
Before
年末年始は注文が集中する繁忙期となりますので、納品までに日数がかかる場合があります。通常よりも余裕をもったご注文をお願いいたします。
After
年末年始は注文が集中する繁忙期となりますので、納品までに日数がかかる場合があります。通常よりも2日早いご注文をお願いいたします。
「余裕を持った」では人によって感覚が異なります。誰が読んでも認識違いがないように、具体的な期間や数字を明記します。
特にビジネス文書では、手続き期限や返送期限など期間を示すことが多いので注意しましょう。
Before
詳細は同封の書類をご確認ください。
After
詳細は同封の「記入ガイド」をご確認ください。
「同封の書類」では、複数の書類が同封されている場合、どの書類かすぐにわかりません。
書類の固有名詞を具体的に書きましょう（上の例では「記入ガイド」）。
指示語を使わない
Before
お客さまにご登録いただいている管理コードが以下の通り変更となりました。未登録の方は、登録コードと同じ番号を付番しております。これは商品購入の際に必要になります。
After
お客さまにご登録いただいている管理コードが以下の通り変更となりました。未登録の方は、登録コードと同じ番号を付番しております。管理コードは商品購入の際に必要になります。
「これ」や「この」では、何を指しているのか迷う場合があります。
頭から読んでもらえればまだいいですが、途中から読み始める読者も一定数います。そういった場合に、指示語で書かれていると何を指しているのかわかりません。
できるだけ固有名詞で書くようにしましょう。
潜在的な疑問を残さない
「読者が疑問に感じるかもしれないな」という事柄は先回りして書いてあげましょう。
疑問が残ってしまうと、面倒さを感じて読むのをやめてしまうかもしれません。
Before
カードでご利⽤の⽅は有効期限をご確認ください。有効期限が切れている場合は、ご利⽤いただけませんのでカードの更新をお願いします。カードの更新方法は当社Webサイトをご確認ください。
After
カードでご利⽤の⽅は有効期限をご確認ください。有効期限が切れている場合は、ご利⽤いただけませんのでカードの更新をお願いします。カードの更新方法は当社Webサイトをご確認ください。
※有効期限はカード券面に「月／年」で記載されています。「05／24」と記載されている場合は、2024年5月が有効期限となります。
この文章で伝えたい主旨は「有効期限が切れている場合は更新が必要」ということです。
ですが、「そもそも有効期限ってどこを見ればいいの？」と疑問を持つ可能性があります。
そういった潜在的に持ちそうな疑問が残らないように、先回りして情報を補足しましょう。
専門用語の使い方に注意する
読者が知らない専門用語や聞きなれないカタカナ語は、できるだけ使わないようにします。
読者の知識量によっては、内容が理解できず誤解するリスクがあります。
ダンクでは生命保険などの金融系の仕事が多いですが、業界的に専門用語が頻繁に使われます。
（専門用語を使わないと説明できないケースもあるので仕方ない部分もあります）
使用せざるをえない場合は、注釈などで補足説明をするようにしましょう。
また、対象読者を明確にするのも重要です。
例えば、これから貴社のサービスや商品を利用しようと検討している方に向けて、専門用語が頻出する文書は難解に感じます。
逆に古くからのお客さまであれば、ある程度専門用語を使っても理解してくれるでしょうし、むしろ話が早いかもしれません。
ですから、文章を書く前に対象読者を明確にしておくと、どこまで専門用語を使っていいのか判断しやすくなります。
まとめ
ダンクが重視している8つのコツに絞って解説しました。
どれも難しいことではありません。ぜひ実務に活かしてみてください。
【文章をわかりやすくする8つのコツ】
- 一文一義を意識する
- 主語と述語を対応させる
- 係り受けを近づける（主語・述語/修飾語・被修飾語を近づける）
- 結論を先に書く
- 読点でわかりやすくする
- 同じ語句を繰り返さない
- あいまいな表現をしない
- 専門用語の使い方に注意する
最後にもうひとつ重要なポイントをお伝えします。
それは、誤字脱字をなくすこと。
誤字脱字が多かったり、表記ゆれがあったりでは、いくらわかりやすい文章を書いても信用を失ってしまいます。
以下の記事で誤字脱字をチェックするコツを紹介していますので参考にしてください。
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この記事の監修者
- 文書改善コンサルタント
- 1998年株式会社ダンク入社。
チラシやパンフレットの校正・校閲、ディレクションを担当したのち、現在は「わかりやすさ」を追究した文書改善専門家としてコンサルタントを務める。文書作成力向上研修講師。
・テクニカルライティング 3級
・二級 知的財産管理技能士
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